POLÍTICA DE PRIVACIDADE DO UNIVERSO BOSSA

Esta Política de Privacidade explica como a WE HOST YOU LDA trata os dados pessoais recolhidos através do website universo-bossa.com, dos formulários de contacto e inscrição, da bilhética, das newsletters e das demais interações relacionadas com os projetos e eventos Universo Bossa, incluindo Bossa Market, Bossa Music e Bossa Wellness.

O tratamento é efetuado de acordo com o Regulamento (UE) 2016/679 (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados ou “RGPD”), a Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, a Lei n.º 41/2004, de 18 de agosto, na sua redação atual, e a demais legislação aplicável.

1. Responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento é:

Entidade: WE HOST YOU LDA

NIPC: 514487232

Sede: Ninho de Empresas DNA Cascais, Cruz da Popa, 2645-449. Alcabideche, Portugal

Marca/projeto: Universo Bossa

Website: universo-bossa.com

Contacto para privacidade e exercício de direitos: info@wehostyou.pt {link:mailto:info@wehostyou.pt}

Quando um evento for organizado em conjunto com outra entidade, a informação específica do evento ou o respetivo formulário identificará essa entidade e explicará, quando aplicável, as responsabilidades de cada parte pelo tratamento dos dados.

2. Dados pessoais tratados

Consoante a sua interação connosco, podemos tratar:

• Dados de identificação e contacto: nome, endereço de correio eletrónico, número de telefone, país, localidade, empresa e função profissional;
• Dados de inscrição e bilhética: evento, tipo e quantidade de bilhetes, data da inscrição, preferências, respostas aos campos do formulário, comprovativos e estado da inscrição ou do pagamento;
• Dados de faturação: nome ou denominação social, NIF/NIPC, morada de faturação e restantes elementos necessários à emissão e conservação de documentos fiscais;
• Dados de participação: check-in, credenciais, preferências logísticas, tamanhos de artigos quando necessários e pedidos de apoio ou acessibilidade comunicados pelo participante;
• Dados de comunicações: pedidos de contacto, respostas a inquéritos, consentimentos, oposição a comunicações e histórico de comunicações;
• Dados de parceiros, patrocinadores e fornecedores: nome, função, organização, contactos profissionais e informação necessária à gestão da relação;
• Dados técnicos e de utilização: endereço IP, identificadores do dispositivo, tipo de navegador, páginas visitadas, origem da visita, data e hora, preferências de cookies e dados de utilização;
• Imagem e voz: fotografias ou vídeos captados em eventos, quando aplicável e mediante informação adequada.

Não solicitamos dados de saúde ou outras categorias especiais de dados, salvo quando forem voluntariamente comunicados e estritamente necessários, por exemplo, para assegurar acessibilidade, segurança alimentar ou resposta a uma emergência. Nestes casos, o tratamento é limitado ao necessário, o acesso é restrito e, quando exigido, é

solicitado consentimento explícito. Em situação de emergência, o tratamento pode também assentar na proteção de interesses vitais.

3. Finalidades e fundamentos jurídicos

Tratamos os dados para as seguintes finalidades:

• Responder a pedidos de informação ou contacto: diligências pré-contratuais, execução de contrato ou interesse legítimo em responder ao pedido;
• Gerir inscrições, bilhetes, pagamentos, check-in e participação em eventos: diligências pré-contratuais e execução de contrato;
• Emitir faturas e cumprir obrigações contabilísticas, fiscais e legais: cumprimento de obrigação jurídica;
• Enviar newsletters, novidades e campanhas de marketing: consentimento. As comunicações eletrónicas a clientes existentes sobre serviços próprios análogos apenas serão enviadas quando a lei o permita e sempre com uma forma simples e gratuita de oposição;
• Gerir relações com parceiros, patrocinadores e fornecedores: diligências pré-contratuais, execução de contrato e interesse legítimo na gestão das relações profissionais;
• Organizar ofertas, t-shirts, amostras ou goodie bags solicitados ou associados ao evento: execução do serviço, consentimento quando necessário ou interesse legítimo na organização do evento;
• Garantir segurança, prevenir fraude e defender direitos: interesse legítimo na proteção das pessoas, dos sistemas e dos direitos da WE HOST YOU LDA, e cumprimento de obrigações jurídicas quando aplicável;
• Assegurar acessibilidade ou apoio individual solicitado: execução do serviço, consentimento explícito quando estejam em causa dados de saúde, ou proteção de interesses vitais em emergência;
• Medir a utilização e melhorar o website: consentimento para cookies e tecnologias não essenciais; os recursos estritamente necessários são utilizados para permitir o funcionamento, a segurança e as preferências do website;
• Captar imagens gerais do ambiente e da dinâmica dos eventos: interesse legítimo em documentar e divulgar os eventos, ponderado com os direitos e expectativas dos participantes e acompanhado de avisos no local e de um meio de oposição;
• Produzir retratos, depoimentos, entrevistas ou conteúdos promocionais em que a pessoa seja o foco identificável: consentimento ou autorização específica, conforme aplicável.

Quando o tratamento se basear no interesse legítimo, ponderamos os nossos interesses com os direitos, liberdades e expectativas razoáveis das pessoas. Pode pedir informação adicional sobre essa ponderação através de info@wehostyou.pt. Quando o tratamento se basear no consentimento, este pode ser retirado a qualquer momento, sem afetar a {link:mailto:info@wehostyou.pt}

licitude do tratamento anterior.

4. Dados obrigatórios e consequências da sua não disponibilização

Os campos assinalados como obrigatórios num formulário são necessários para responder ao pedido, concluir a inscrição, emitir o bilhete, processar o pagamento ou cumprir uma obrigação legal. Sem esses dados, poderemos não conseguir prestar o serviço solicitado. Os campos não assinalados como obrigatórios são facultativos.

A subscrição de marketing é sempre facultativa e não constitui condição para a compra de um bilhete ou participação num evento.

5. Origem dos dados

Os dados são normalmente fornecidos pelo próprio titular através do website, de formulários, de plataformas de bilhética, por correio eletrónico ou durante os eventos. Podemos ainda receber dados de coorganizadores, parceiros ou plataformas de bilhética e pagamento, identificados no momento da interação.

Quando recebermos dados pessoais de outra fonte, prestaremos a informação exigida pelo artigo 14.º do RGPD dentro do prazo legal, em regra no máximo de um mês, no primeiro contacto com o titular ou antes da primeira comunicação dos dados a outro destinatário, consoante o que ocorrer primeiro, salvo se for aplicável uma exceção legal.

6. Destinatários e prestadores de serviços

Partilhamos dados apenas na medida necessária com:

• Coorganizadores e equipas de produção do evento;
• Fornecedores de alojamento e manutenção do website, formulários, bilhética, pagamentos, correio eletrónico, CRM, newsletters, SMS, análise, segurança e apoio técnico;
• Prestadores ligados à realização do evento, incluindo controlo de acessos, produção de credenciais, logística e entrega de artigos;
• Consultores profissionais, contabilistas, seguradoras, tribunais e autoridades públicas, quando necessário ou legalmente exigido;
• Parceiros ou patrocinadores, apenas quando tal seja necessário para uma iniciativa identificada e essa partilha tenha sido explicada no formulário ou regulamento aplicável.

O website é alojado e gerido através da plataforma Wix, que trata determinados dados técnicos e de utilização de acordo com os serviços utilizados e as suas condições de privacidade. A bilhética e os pagamentos podem ser efetuados através de plataformas parceiras (Hi Events e Blueticket) , identificadas na página ou no momento da compra. Essas plataformas podem atuar como subcontratantes da WE HOST YOU LDA ou como responsáveis autónomos pelo tratamento, de acordo com a função que desempenham.

Não vendemos dados pessoais. A inscrição num evento ou a receção de um goodie bag não autoriza, por si só, a transmissão dos contactos a patrocinadores para marketing próprio. Quando um parceiro pretender utilizar dados para as suas próprias finalidades, será identificado e será solicitado consentimento específico, quando legalmente necessário.

7. Pagamentos

Os pagamentos são processados por prestadores externos identificados no percurso de compra. Regra geral, a WE HOST YOU LDA não recebe nem conserva os dados completos do cartão. O prestador de pagamento trata esses dados nos termos da sua própria política de privacidade e das obrigações legais aplicáveis aos serviços de pagamento.

8. Cookies e tecnologias semelhantes

O website, desenvolvido em Wix, utiliza cookies e tecnologias semelhantes. Estes podem incluir:

• Cookies estritamente necessários, para segurança, funcionamento técnico, gestão de sessão, prevenção de fraude, equilíbrio de carga e conservação das preferências de privacidade;
• Cookies funcionais, para guardar escolhas e disponibilizar funcionalidades pedidas pelo utilizador;
• Cookies de análise, para medir audiências e compreender a utilização do website;
• Cookies de marketing e integrações externas, quando existam, para publicidade, conteúdos incorporados, vídeo, mapas ou redes sociais.

Os cookies estritamente necessários podem ser utilizados sem consentimento, nos termos da lei. Os cookies funcionais não essenciais, de análise, marketing e integrações externas só são ativados após a escolha do utilizador, quando o consentimento seja exigido.

O banner e o painel de preferências permitem aceitar, recusar ou escolher categorias com facilidade equivalente. O consentimento pode ser alterado ou retirado a qualquer momento através da ligação “Definições de cookies” disponível no rodapé do website. A lista atualizada de cookies, fornecedores, finalidades e durações é apresentada nesse painel, uma vez que pode variar quando a configuração do website ou as aplicações Wix forem alteradas.

As preferências de cookies são conservadas durante o período indicado no painel ou até serem alteradas pelo utilizador. Alguns cookies essenciais são eliminados no fim da sessão; outros permanecem pelo prazo técnico indicado no painel.

9. Transferências internacionais

Alguns fornecedores tecnológicos, incluindo a Wix e os seus subcontratantes, podem tratar dados fora do Espaço Económico Europeu. Quando existe uma transferência internacional, é utilizado um mecanismo previsto no RGPD, como uma decisão de adequação da Comissão Europeia, cláusulas contratuais-tipo acompanhadas das medidas adicionais necessárias, ou outra garantia legal aplicável.

Pode pedir informação sobre o mecanismo utilizado e uma cópia ou descrição das garantias aplicáveis através de info@wehostyou.pt. {link:mailto:info@wehostyou.pt}

10. Prazos de conservação

Sem prejuízo de obrigações legais, litígios ou necessidade de defesa de direitos, aplicam-se os seguintes prazos:

• Pedidos de contacto: até 24 meses após a última interação;
• Newsletter e marketing: até à retirada do consentimento, oposição ou 24 meses de inatividade, consoante o que ocorrer primeiro;
• Inscrições, bilhética, check-in e gestão do evento: até 3 anos após o encerramento do evento;
• Dados de saúde, acessibilidade ou apoio individual: até 30 dias após o evento, salvo se ocorrer um incidente, reclamação ou obrigação legal que justifique conservação adicional;
• Documentos de faturação e dados fiscalmente relevantes: 10 anos, ou outro prazo que venha a ser legalmente exigido;
• Dados de parceiros, patrocinadores e fornecedores: durante a relação e até 5 anos após o seu termo, sem prejuízo dos prazos legais de prescrição;
• Fotografias e vídeos de arquivo institucional: até 5 anos após o evento, sujeitos a revisão periódica e ao exercício dos direitos aplicáveis;
• Prova de consentimentos e oposições: durante a utilização dos dados e até 5 anos após a cessação, para demonstrar o cumprimento das obrigações legais;
• Registos técnicos e de segurança: até 12 meses, salvo necessidade de conservação por período superior para investigar um incidente ou cumprir obrigação legal;
• Cópias de segurança: seguem ciclos de substituição e eliminação de até 90 dias, ficando o acesso limitado à recuperação e segurança durante esse período.

Findo o prazo aplicável, os dados são apagados ou anonimizados de forma segura.

11. Imagem e voz em eventos

Os eventos podem ser fotografados ou filmados. A existência de captação será comunicada, sempre que possível, no processo de inscrição e por avisos no local.

Nas imagens gerais de ambiente procuramos evitar uma intrusão desproporcionada na vida privada dos participantes. Quem não pretenda aparecer pode informar a equipa no local ou contactar info@wehostyou.pt. Sempre que operacionalmente possível, será indicada uma zona com menor incidência de captação ou outra solução razoável. {link:mailto:info@wehostyou.pt}

Retratos dirigidos, entrevistas, depoimentos e utilização publicitária em que uma pessoa seja o foco identificável dependem de autorização adequada. A imagem de menores não é utilizada em conteúdos promocionais identificáveis sem autorização do respetivo representante legal, quando exigida.

12. Decisões automatizadas e definição de perfis

A WE HOST YOU LDA não utiliza os dados recolhidos através do website para tomar decisões exclusivamente automatizadas que produzam efeitos jurídicos ou afetem significativamente uma pessoa. Se esta prática mudar, a informação exigida pelo RGPD será disponibilizada antes do início do tratamento.

13. Segurança

Adotamos medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco para proteger os dados contra perda, alteração, acesso, divulgação ou destruição não autorizados. Limitamos o acesso a pessoas que necessitam dos dados para as suas funções e exigimos aos prestadores garantias adequadas de confidencialidade e segurança.

Nenhum sistema é totalmente seguro. Em caso de violação de dados pessoais, aplicaremos os procedimentos previstos no RGPD, incluindo notificação à CNPD e comunicação aos titulares quando legalmente exigidas.

14. Direitos dos titulares

Nos termos aplicáveis, pode exercer os direitos de:

• Acesso aos seus dados;
• Retificação de dados inexatos ou incompletos;
• Apagamento dos dados;
• Limitação do tratamento;
• Oposição ao tratamento, incluindo oposição a marketing direto a qualquer momento;
• Portabilidade dos dados;
• Retirada do consentimento a qualquer momento;
• Não ficar sujeito a decisões exclusivamente automatizadas com efeitos jurídicos ou significativamente semelhantes, quando aplicável.

Para exercer os seus direitos, contacte info@wehostyou.pt. Podemos pedir informação razoável para confirmar a identidade do requerente. Respondemos, em regra, no prazo de um mês. Em pedidos complexos ou numerosos, esse prazo pode ser prorrogado por mais dois meses, sendo o titular informado da prorrogação e dos respetivos motivos dentro do primeiro mês. {link:mailto:info@wehostyou.pt}

Tem ainda o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), em https://www.cnpd.pt. {link:https://www.cnpd.pt}

15. Menores

Quando um evento admitir ou se dirigir a menores, o formulário e o regulamento específicos indicarão as condições de participação e a autorização necessária do titular das responsabilidades parentais.

Nos serviços da sociedade da informação oferecidos diretamente a crianças, o consentimento prestado por menor com menos de 13 anos só é válido com autorização dos respetivos representantes legais, nos termos da Lei n.º 58/2019. Não utilizamos conscientemente dados de menores para marketing sem a base jurídica exigida.

16. Contacto de privacidade

Para assuntos de proteção de dados, incluindo o exercício de direitos, contacte info@wehostyou.pt. Este é o ponto de contacto público da WE HOST YOU LDA para privacidade. Se a empresa vier a designar ou estiver legalmente obrigada a designar um Encarregado de Proteção de Dados, os respetivos contactos serão publicados nesta Política. {link:mailto:info@wehostyou.pt}

17. Alterações

Podemos atualizar esta Política para refletir alterações legais,técnicas ou operacionais. A versão em vigor será publicada no website com a data de atualização. As alterações relevantes serão comunicadas por meios adequados.